Idő

„Fontos mondanivalóm van, de majd holnap megbeszéljük, most rohanok…!”

Gyakran hangzik el ez a mondat minden irodában, gyakran mondják vezetők, cégtulajdonosok, igazgatók, elfoglalt üzletasszonyok. Lecsapódik a laptop, megcsörren a telefon, csapódik az ajtó, slusszkulcs a zsebből, csikorgó kerekek. Ügyintézés, értekezlet, kávé, bank, „bocs, hogy késtem”, gyerek, iskola, óvoda … Stressz, túlhajszoltság, kapkodás éveken át. Az öngerjesztő folyamat vége csak szerencsés esetben nem szívpanaszok miatt hívott rohammentő és az intenzív osztály, vagy a kiégés miatti gyógykezelés.

Idő. Milyen egyszerű ez a három betű, mennyire egyértelmű és nyilvánvaló ez, az ember által megalkotott fogalom. Mindenki tudja és megéli az idő múlását, mégis nehéz az idő fogalmát meghatározni. Legfontosabb ismertetőjele, hogy érzékelése nagyon is szubjektív – annak ellenére, hogy az ember minden erejével arra törekszik, hogy objektíven mérhetővé tegye. A természeti népek élete a nap járásához, a nappal és az éjszaka váltakozásához alkalmazkodott. A modern ember nem csak a természetet, hanem az időt is uralni akarja. Megalkotta az időmérés eszközét, az órát, majd technikai vívmányokkal tized és ezredmásodpercnyi pontosságúra tökéletesítette azt. Mostanra pedig az ember alkotta óra uralja a hétköznapokat, s különösen igaz ez az üzleti világra.

A munkatársak munkaidejét percre pontosan számon tartják az érkezést és távozást pontosan nyilvántartó kártyákkal és rendszerekkel. A vezetők értekezletei percre pontosan kezdődnek és a naptárak figyelmeztetései, mobil applikációk sokasága támogatja az időmenedzsmentet. A gyermekeinket arra neveljük, hogy ne késsenek, hogy a pontosság erény. Kiszámolt percek játékra, sportra, munkára, barátokra, családra, szerelemre… Mire fel ez a szigorúság és elszámolás?

Az idő: erőforrás

Az idő nem más, mint szűkös erőforrás. Adott pillanatban, életünk során mindenki számára egyenlő mennyiségben áll rendelkezésre: gazdagnak, szegénynek, vezetőnek, beosztottnak, európainak, ázsiainak, felnőttnek és gyereknek… egészen életünk végéig. Az idő az az erőforrás, melyet lehetetlen visszaszerezni, nem lehet bankba tenni és nem kamatozik.

Az elveszett megbízást vissza lehet kapni, a becsületért újra meg lehet küzdeni, egy rossz befektetést lehet másik befektetéssel finanszírozni, egy hibát ki lehet javítani… De az időt, az elfecsérelt időt soha nem lehet visszafordítani. Emiatt lett a legértékesebb erőforrásunkká, mellyel gazdálkodni illik – tanítják tréningek sokaságán.

Egy jó baráti társaságban, kellemes időtöltés mellett repül az idő, máskor pedig alig várjuk, hogy valami véget vessen a kellemetlen, unalmas megbeszélésnek, értekezletnek vagy a munkaidőnek.

Sokaknak gondot okoz az idő beosztása, soha semmire nem érnek rá, mások pedig időmilliomosok. Ha női vállalkozóként, vezetőként, anyaként te is gyakran időzavarban vagy, akkor nézzünk most hét hasznos tippet, ami segíthet a hétköznapokban!

Írj listát! Készíts listát az aznap elvégzendő teendőkről, majd becsüld meg, hogy mennyi időre van szükséged az elvégzésükhöz! Reális a terv? Biztosan minden feladatot neked, vezetőként kell elvégezned? Légy őszinte magaddal és kritikus is: delegáld a feladatot.

Készíts rangsort! Rangsorold a feladatokat fontosságuk és sürgősségük szerint! Mit kell ma mindenképpen megtenned? Nagyon kellemes érzés kipipálni a sorokat! Idővel az időszükségletet is egyre jobban fogod felmérni, és pontosabb lesz a becslésed is.

Add át a feladatok egy részét! Mi lenne, ha nem mindent magad végeznél? Kik tudnak részt vállalni a feladatokból? Mire van szükségük, hogy elvégezzék? Mit kell tenned ezért? Kérj nyugodtan támogatást, segítséget, vagy oszd szét a feladatokat a közös cél érdekében munkatársaidnak vagy az otthoni ügyintézést, feladatokat a családtagjaidnak!

Alkalmazkodj a bioritmusodhoz! Figyeld meg magad, hogy mikor szeretsz, és mikor tudsz dolgozni! A napfelkelte már az íróasztal mellett talál, és ilyenkor vág az agyad? Vagy a délelőtti kávézásig eszedbe se jut a munka? Az este hozza meg a nyugodt és kreatív gondolatokat? Oszd be a feladataidat attól függően, hogy melyik napszakban jobb a koncentrációs képességed!

Mi motivál? Ismét arra biztatlak, hogy figyeld meg önmagad! Szeretsz a nehezén túlesni? Vagy motiváló a gyors haladás és lendületet kapsz tőle? E szerint válaszd ki azt, hogy melyik feladattal kezdesz!

Tervezd meg a szüneteket és a pihenést is! Amikor tervezel, ne csak a munkára gondolj! Tudatosan iktass be egy kávét, egy kis sétát! Ha lehet, akár kösd össze a kellemeset a hasznossal! Hallgass zenét, találkozz egy ebédre a barátoddal vagy sétálj el akár bevásárolni! A tudatos kikapcsolódás és a tudatos jelenlét az irodán kívüli sétákon a stresszt is csökkenti.

Ünnepeld meg magad! Soha ne feledd megdicsérni önmagad! A jól elvégzett munka feletti büszkeség és elégedettség megsokszorozza az erőt és kitartást! Ha te nem ismered el saját sikereidet, akkor ki fogja?

Vezetőként azonban nem csak saját időbeosztásodért felelsz…

…hanem a munkatársaid idejéért is.

Bizony nagyon sok vezető – avagy főnök – gondolja úgy, hogy a munkatársa munkaidejével szabadon gazdálkodhat, hiszen „azért kapja a fizetését”. Ellent kell mondanom! A mások idejével való gazdálkodás ugyanis nagyon is felelősségteljes dolog. Hiszen a kollégám, üzleti partnerem elveszett idejét nem tudom visszaadni.

Amikor egy vezető megbeszélést, tárgyalást, értekezletet tart, akkor munkatársak saját idejüket a vezető figyelmének szentelik. Olyan erőforrásukat adják oda, mellyel maguk is korlátozottan rendelkeznek. Amikor valakire időt szentelnek, az megtiszteltetés, és egyben nagy felelősség is. Ha a vezető késik, vagy indokolatlanul túl hosszúra, terjengősre szervezi a megbeszélést, visszaél a többiek bizalmával, és indokolatlanul használja ki ezt a szűkös erőforrást, az időt.

A felelős vezetőnek tehát két nagyon fontos dolga van. Az egyik megköszönni a munkatársak idejét, amit a munkatárs munkával, értekezlettel, megbeszéléssel tölt és figyelmét, gondolatait, koncentrációját egy adott témának szenteli. A másik pedig, hogy felelősen bánjon, takarékosan gazdálkodjon mások idejével.

Természetesen mindez a vezetőre is igaz. Ha a munkatárs vagy a tárgyalópartner késik, ha egy értekezletre felkészületlenül érkeznek a kollégák és ezért indokolatlanul sok időt kell egy témának szentelni, az a vezető drága és szűkös idejének felelőtlen felhasználása. Mit tehetsz ilyenkor vezetőként? Elsősorban vedd észre a helyzetet, tudatosítsd, hogy mi történik, majd hangosítsd ki, tedd szóvá ezt. De talán a legfontosabb, hogy időgazdálkodás terén magad is példát mutass.

Kép: a szerző által generált (AI)